Mitä ryhmien taustalla tapahtuu? Mikä toimii, mikä ei – ja miksi? Energian laki toimii aina, olipa kyseessä oma elämä, organisaatio tai muu kokonaisuus. Kaikki on elävää systeemiä. Omanlaisensa salapoliisitehtävä on miettiä, miksi jotkut asiat menevät mönkään tai sitten loistavasti. Jos tarkoituksena on löytää suunta ja toimintatapoja, onko kenties rynnätty liian nopeasti sulkevaan, konvergenttiin vaiheeseen ja toiminnan tarve on jäänyt epäselväksi tai – kun kaikki meni nappiin, oliko kyse hyvästä systeemisestä suunnittelusta ja onnekkaista sattumista?

Osallistavat prosessit tapahtuvat pääosin ihmisten kanssa. Ihmistyyppejä erilaisista kulttuureista ja alakulttuureista, joiden mukana tulee ammennettuja rooliodotuksia, osa on tiedostettuja, osa ei. Syvimmällä tasolla kaikki jakavat samoja perusarvoja, mutta kerrostumia on paljon.

Fasilitoinnissa kaikki tekemisen vaiheet ovat yhtä tärkeitä. Erilaisuudesta ja sen lähtökohdista tietoiseksi tuleminen vie kohti viisautta, jossa on monta näkökulmaa. On tunnistettava, mikä vaihe on valloillaan, ja vahvistettava tarvittavaa maaperää ja toimintatapoja. 

Askelmerkit kaaoksen ja järjestyksen reunalla

Art of Hosting-työskentelyfilosofiassa pysytellään tietoisesti kaaoksen ja järjestyksen rajapinnalla. Suunnittelu on spiraalinomaista ja monikerroksista, ja moneen asiaan palataan yhä uudelleen.

Kaaoksen ja järjestyksen reunalla tapatuvissa prosesseissa on aina kolme eri vaihetta; avaava (divergent), itseohjautuva (emergent) ja sulkeva (convergent).

Jos mietitään esimerkiksi tulevaisuudessa toteutettavaa tapahtumaa,  Chaordic Stepping Stones toimii kompassina avaavan vaiheen läpi ja antaa suuntaa emergenttiin tilaan asti, joka on itse tapahtuma. (Tästä lisää artikkelissa 8 Breaths of Design.)

Askelmerkit muodostavat sopivan väljän strategisen suunnittelualustan projekteille, joiden lopputulosta ei voida ennustaa, mutta joiden tarkoituksena on valjastaa kollektiivinen älykkyys tuottamaan mahdollisimman hedelmällinen sato.

Jokainen askelmerkki sisältää kysymyksen, johon vastaamalla aktivoidaan seuraava astinkivi. Toisaalta vaiheita tarkennetaan ja käydään läpi useampaan kertaan, joten kyseessä on myös itseään ruokkiva spiraali, jonka ympärillä harjoitetaan jatkuvaa yhdessäluomista.

1. Tarve

Mikä on tapahtuman/projektin tarve, mikä siinä aiheuttaa värinää kutsujissa? Mikä pelottaa niin houkuttelevasti, että siihen tartuttava vaikka haasteitakin on tiedossa? Tässä vaiheessa tarpeita voi olla useampiakin eikä niiden listaamista kannata karsia.

2. Tarkoitus

Mikä on tapahtuman tarkoitus? Millainen lause kokoaisi tarpeet selkeään ja kattavaan muotoon? Voiko ne pukea kysymykseksi, joka tiivistäisi asian ytimen? Työskentelyn keskiössä oleva Calling Question-kutsuva kysymys- tekee vahvasti tuloaan. Selkeyttä etsiessä on hyvä palata uudelleen tarpeisiin ja etsiä sieltä punaista lankaa.

Chaordic Stepping Stones on spiraalinomainen ketju, jossa tarkoitus saa ravintoa sekä sitä edeltävästä että seuraavista askelmerkeistä, erityisesti tarpeista ja ihmisistä.

3. Periaatteet

Mitkä ovat tapahtumaan liittyvät työskentelyperiaatteet? Miten ne liittyvät tarpeisiin ja tarkoitukseen? Jos mahdollista, ne olisi hyvä kertoa myös kutsussa, jotta osallistujat ovat tietoisia, millainen tapahtuma on tulossa. Se voi myös lisätä heidän kiinnostustaan.

4. Ihmiset

Keitä tämä värinää aiheuttava asia erityisesti koskee? Millaisista alaryhmistä on kysymys? Visuaalisesta kartasta on usein apua sidosryhmien hahmottamisessa.

Ketkä ovat kutsujia, ketkä kuuluvat ydintiimiin, ketkä sidosryhmiin, keitä halutaan mukaan osallistujiksi? Entä keitä ei haluta? Onko heillä annettavaa esimerkiksi rajoittavien oletusten saralla (kts. 6.kohta) ?

Millainen kutsu houkuttelee paikalle monimuotoisen osallistujajoukon? Kutsuja voi olla useampiakin. Jotkut muodot sopivat jollekin kohderyhmälle paremmin.

Sadonkorjuu: ketkä ovat kiinnostuneita prosessin tuloksista? Millainen sadonkorjuu palvelee eri sidosryhmiä? Miten tämä huomioidaan prosessin vaiheissa?

5. Konsepti

Kun tapahtumaa katsotaan lentokoneesta kymmenen kilometrin korkeudesta, millainen kuva siitä muodostuu?  Löytyykö sille jokin symboli? Silta, kartta, lähde, benji-hyppy? Liittyykö sen muotoon jokin työskentelykonteksti- esim. U-prosessi?

 6. Rajoittavat oletukset

Kun tapahtumalle on löytynyt sitä sopivasti luonnehtiva yläkäsite tai muu vertauskuva, onko siihen myös sisäänkirjoitettu oletuksia, joista on vapauduttava?

Mitä ne voisivat olla –  esimerkikisi suhteessa asiantuntijuuteen, sosiaalisiin ja organisatorisiin hierarkioihin, työskentelyfilosofiaan, kohderyhmiin tai prosessin lopputulokseen? Millaisia rajoja on rikottava?

Mikäli rajoittavat oletukset ovat erityisen vahvoja ydintiimin sisällä, The Work- harjoitukset (http://thework.com/sites/thework/suomi/) ovat eräs vaihtoehto prosessin etenemiselle.

 7. Rakenne

Millainen prosessin rakenne palvelisi tapahtuman taustalla olevia tarpeita, tarkoitusta, periaatteita, sopisi osallistujille sekä istuisi yhteen tapahtuman laajemman symboliseen käsitteen kanssa?

Millainen osallistava rakenne sopisi tapahtuman luonteeseen? Millaiset aikarajat tapahtumalla on?

Suunnittelussa on hyvä lähteä liikkeelle isommista kokonaisuuksista ja edetä sitä kautta pienempiin yksityiskohtiin.

1.- 7. =8. Yhdessäluomisen harjoitus

Jokainen askelmerkki sisältää yhdessäluomista eri tahojen kanssa. Chaordic Stepping Stones voidaan  esittää spiraalina, jonka keskellä on yhdessäluominen ja muut askelmerkit sen ympärillä, jatkuvassa vuorovaikutuksessa toistensa kanssa.

Kuvat: Kirsi Joenpolvi, Irmeli Aro, HIAP, Art of Hosting Network