8 Breaths of Process Design – prosessisuunnittelun apuväline

Alkukipinöistä tietoisuuden kasvuun

8 Breaths of Design  on Art of Hosting- prosessien kokonaisvaltaisin suunnittelun apuväline, joka pitää sisällään suunnittelun, toteutuksen sekä sadonkorjuun jälkeisen reflektoinnin. Erona toiseen samantyyppiseen, ns.kaordisiin askelmerkkeihin (kts. artikkelini Chaordic Stepping Stones- askelmerkit järjestyksen ja kaaoksen reunalla.) 8 Breaths of Design kattaa myös tapahtuman jälkeisen sadonkorjuun ja reflektoinnin.

Matka kahdeksan (tai versiosta riippuen kuuden tai seitsemän) henkäyksen välillä tehdään aina kaaoksen ja järjestyksen rajapinnassa.

 

Chaos Order Chaordic

Perinteiseen suunnitteluun verrattuna osallistavan prosessin suunnittelu on matkustamista karttapisteiden välillä. Jokaista eteentulevaa asiaa ei voi ennustaa etukäteen eikä kaikkeen voi varautua yksityiskohtaisesti. Tärkeintä ovat kompassi (tarkoitus), hyvät kysymykset, yhteinen läsnäolo sekä tietenkin oikeat matkakumppanit. Osa prosessista tapahtuu vaistoja seuraamalla.

Yhteistä matkan kaikille etapeille on vahva yhdessäluomisen teema. Aluksi kutsuvan ryhmän kesken, sitten ydinryhmän ja viiteryhmien edustajien kesken ja lopulta tilaisuuteen osallistuvien kesken.Tapahtuman jälkeinen sadonkorjuu, reflektointi ja pitempiaikaisen viisauden syntyminen vaativat yhtä lailla yhdessäluomista, silloin laajempien verkostojen kesken. Ilman niitä joille prosessista ja sen esiinnostamista teemoista ja tärkeistä kokemuksista voi jakaa, syvempi systeeminen oivallus ja tietoisuuden kasvu eivät saavuta täyttä potentiaaliaan.Kollektiivisen viisauden rakentuminen  vaatii yhteistä pohdintaa ja kannattelua. Pidemmällä aikavälillä jakaminen saa uusia kerroksia, ja kiteytykset luovat pohjaa seuraaville prosesseille.

                              Show up

                                   Be present

                                       Tell the Truth

                                               Let go of it

                                           – Angeles Arrien – 

Jokainen kahdeksasta henkäyksestä pitää sisällään avaavan, emergentin ja sulkevan vaiheen. Henkäys on aalto, jossa tutkitaan kysymyksen muodossa tapahtuman kannalta oleellisia asioita. Usein yhden tapaamisen tai keskustelun aikana keskitytään yhteen tai korkeintaan kahteen aaltoon. Prosessisuunnittelussa kolme ensimmäistä tapahtuvat ennen fyysisistä tapahtumaa, toiset neljä-viisi tapahtuman jälkeen. Kokonaisuudessaan kahdeksan henkäystä ovat mikroprosesseja, jotka muodostavat katkeamattoman ketjun allaolevan kuvion sisään.

 

Chaordic process

Henkäys = avaava, emergentti ja sulkeva tila

Avaavaa prosessia kutsutaan divergentiksi. Mennään kohti tuntematonta, avataan tietoisesti uusia ovia, ollaan avoimia  ideoille, annetaan tilaa luovuudelle. Liian tiukka minuuttiaikataulu voi tappaa hyvän avaavan prosessin.

Avaavan vaiheen jälkeen tullaan vyöhykkeelle, jossa asioita ja ideoita alkaa pulpahdella pintaan. Ollaan emergentissä vaiheessa. Usein ennen selkeyttä saattaa tuntua kaaosmaiselta, mutta varjoillakin voi olla hyviä tarinoita ja viisautta kerrottavanaan. Emergentin vaiheen runsaus, epätietoisuus ja hetkellisyys tarjoavat ponnahdusvoimaa selkeyttä kohti.

Kun taustatietoa on tarpeeksi, edetään sulkevaan, konvergenttiin vaiheeseen. Valitaan etemisreittejä, tehdä suunnitelmia, lyödään lukkoon aikatauluja.

Luovasti ajatellen em. askelmerkkejä voi käyttää sisäkkäin 8 Breaths of Design´n kanssa. Askelmerkit toimivat kompassina fyysiseen tapahtumaan asti, mutta 8 Breaths of Design auttaa hahmottamaan kokonaisprosessia myös fyysisestä tapahtumasta eteenpäin.

I henkäys: tunnistaminen

Jokin asia alkaa kutkuttaa. Se pyörii päässäsi, yhdistyy asioihin joita teet. Kerrot siitä muille, asia alkaa kiinnostaa muitakin. Aihe liittyy tarpeeseen, johonkin joka kaipaa selkeyttä tai tasapainoa. Joskus tämä vaihe tapahtuu hitaasti, joskus se on kytenyt pinnan alla pitkään. Yhteinen sitouminen työhön saattaa ryöpsähtää pintaan nopeastikin. Kun sitoutuminen on tapahtunut, syntyy kutsuva ryhmä (Calling Team). Portti toiseen henkäykseen alkaa aueta.

Ensimmäinen henkäys yhdistyy kolmeen ensimmäiseen askelmerkkiin (Chaordic Stepping Stones) seuraavien kysymysten muodossa:

Tarve: mikä tarve projektilla/tapahtumalla on?

Tarkoitus: mikä projektin tarkoitus on?

Periaatteet: millaisia periaatteita yhteisessä työskentelyssä on?

Yhdessäluomista tapahtuu kutsuvan ryhmän sisällä.

II henkäys: selkeys

Keitä muita tarvitaan kannattelemaan ideaa? Mikä on idean syvempi päämäärä?

Miten päästään tarpeesta tavoitteeseen? Millaisia ihmisiä tarvitaan mukaan? Kenellä on kokemusta ja intohimoa saavuttaa se päämäärä, jota projekti tai hanke edustaa?

Ideasta tulee selkeä, mukaan tulee lisää kannattelijoita. Muodostuu ydinryhmä (Core Team.)

Yhteys neljänteen ja viidenteen askelmerkkiin rakentuu seuraavien elementtien muodossa:

Ihmiset: mille viiteryhmille työ voisi olla merkityksellistä? Ketkä kuuluvat ydinryhmään, ketkä sidosryhmiin, keitä halutaan mukaan osallistujiksi? Ketkä ovat kiinnostuneita kuulemaan työstämme? Kuka vaikuttaa projektin resursseihin? Kuka tekee päätöksiä? Kenen osaamista ja intohimoa tarvitaan?

Sadonkorjuu: millainen sadonkorjuu tekee työstä merkityksellistä?Millainen sadonkorjuu palvelee em. viiteryhmiä? Millaiset sadonkorjuualustat olisivat tapahtumalle hyödyllisiä? Millainen palautemenetelmä tukisi ja nopeuttaisi oppimista ja suunnitelmien toteuttamista? Tärkeää muistaa: onnistuneen sadonkorjuun suunnittelu on vähintään yhtä merkityksellistä kuin onnistuneen kokouksen.

Käsite: miltä projeti näyttää lentokoneesta katsottuna? Millainen symboli tai kuva kertoo sen ominaispiirteistä?

Rajoittavat oletukset: mistä pitää luopua samalla kun luodaan uutta? Mitä huolia tai pelkoja nousee esiin kohti uutta ja tuntematonta? Millaisia olisimme ilman niitä?

Yhdessäluomista tapahtuu ydinryhmän sisällä.

III henkäys: kutsuminen

Kutsumisprosessi on ollut käynnissä jo kauan ennen kuin fyysinen kutsu lähtee maailmalle. Yhdessäluominen ja keskustelut ovat antaneet selkeyttä työn tarpeesta, tarkoituksesta ja viiteryhmistä.

Missä kokoontuminen tapahtuu? Millainen viesti valitulla paikalla voisi olla?Miten kutsu palvelee projektin tarvetta ja tarkoitusta? Ketkä ovat kutsujia? Millainen kutsu houkuttelee tiettyjä sidosryhmien edustajia?Mitkä viestintäkanavat tavoittavat heidät parhaiten? Näihin kysymyksiin on hyvä palata yhä uudelleen.

Askelmerkeistä seitsemäs on selkiintymässä:

Rakenne: Millainen rakenne palvelee tarvetta, tarkoitusta, houkuttelee osallistujia osallistumaan tapahtumaan ja sopii yhteen tapahtuman konseptin kanssa?

Yhdessäluomista tapahtuu viiteryhmien ja potentiaalisten osallistujien kanssa.

IV henkäys: tapahtuma

Tapaaminen osallistujien kanssa. Oikeat ihmiset saapuvat paikalle. Tapahtuu se, minkä kuuluukin tapahtua.

Käydään keskusteluja valitun rakenteen kannattelemana. Tutkitaan kutsuvaa kysymystä, etsitään yhteistä tarkoitusta ja suuntaa. Annetaan sadonkorjuun syntyä.

Kaikkia askelmerkkejä yhdistävää yhteisluomista tapahtuu osallistujien ja ydinryhmän kesken.

V henkäys: sadonkorjuu

Korjataan sato. Tehdään viisaita päätöksiä seuraavista askelista. Jaetaan sato kaikkien siitä kiinnostuneiden kanssa.

VI henkäys: action!

Toteutetaan keskustelujen perusteella syntyneitä päätöksiä. Suoritetaan tietoista seurantaa, jatketaan oppimismatkaa. Pidetään mielessä kokonaisprosessin tarkoitus. Tuetaan parhaalla mahdollisella tavalla itseohjautuvuutta.

VII henkäys: reflektointi ja oppiminen

Pohdintaa ydintiimin ja tärkeimpien viiteryhmien kesken: mitä olemme oppineet? Olemmeko löytäneet yhteyden tarpeisiin ja tarkoitukseen? Mitkä ovat seuraavat pitkän ajan tavoitteet? Mitä niistä voisi seurata? Onko jotain, mitä pitäisi tehdä nyt?

VIII henkäys: yhdistäminen tietoisuuteen

Kaikki kahdeksan henkäystä ovat mikroprosesseja, jotka sijoittuvat jättikokoisen avaavan, emergentin ja konvergentin prosessin sisälle.

Koettu prosessi on osa kokonaisuuden virtaa, joka kasvaa ja muuttuu joka hetki. Kun tapahtumista on mennyt tarpeeksi aikaa, mennyt saa uuden merkityksen. Se tulee osaksi tietoisuutta – sekä yksilö- että kollektiivisella tasolla. Prosessin osapuolet hengittävät kokemusta tietoisuuteensa ja vahvistavat näkymätöntä yhdessäluomisen kenttää. Jalostunut kokemus muuntuu viisaiden päätösten pääomaksi.

 

8 Breaths of Process Design

 

Kuvat: Art of Hosting network

 

Advertisements